Het komt vaak voor dat werknemers en werkgevers het niet met elkaar eens zijn. Dit kan gebeuren door verschillende redenen. Bijvoorbeeld door een functioneringsgesprek, uitblijven van promotie, loonsverhoging, hoge werkdruk, misverstanden over een ziekmelding of miscommunicatie.

Wat kunt u doen als een werknemer zich ziekmeldt? 

Op zo’n moment is frustratie waarschijnlijk de eerste emotie die opkomt. Arbeidsconflicten zijn regelmatig een reden tot verzuim. Een dergelijke ziekmelding is niet (altijd) medisch van aard. Maar het kan wel leiden tot fysieke en/of mentale klachten.

Werk actief mee aan het vinden van een oplossing

De oplossing voor een verstoorde arbeidsrelatie of een conflict komt niet vanzelf. Het is dus geen optie om als werkgever een afwachtende houding aan te nemen. Het is belangrijk om de daadwerkelijke oorzaak te achterhalen. Het werk moet immers zo snel mogelijk hervat worden. Hierin zijn zowel werkgever als werknemer verantwoordelijk om een oplossing te vinden.

Zorg er voor dat u in gesprek blijft met uw werknemer

Hoe langer een gesprek uitblijft, des te groter de afstand tot de werkvloer wordt. Wij adviseren om eerst een korte pauze te nemen waarin jullie beiden kunnen afkoelen. Leg aan de werknemer uit dat u de ziekmelding aanneemt en voor vijf werkdagen parkeert. Geef aan dat u de werknemer over vijf werkdagen uitnodigt voor een gesprek. Op deze manier kunnen jullie je voorbereiden op het gesprek.

Tips voor een gesprek met uw werknemer

Een leidinggevende kan onderdeel zijn van de verzuimoorzaak. Misschien is er sprake van weinig vertrouwen tussen de leidinggevende en de werknemer. Een HR-medewerker of een leidinggevende kan aan de werknemer vragen met wie hij/zij het gesprek wil voeren.

Tijdens het gesprek is het belangrijk dat u een sfeer creëert waarbij de werknemer zich veilig voelt. De werknemer moet zich vrij voelen om te praten. En de werknemer moet vooral niet het gevoel hebben dat hij op het matje wordt geroepen. Een aantal tips hiervoor zijn:

• Voorafgaand aan het gesprek stellen jullie beide bespreekpunten op. Dit kan onzekerheid en spanning wegnemen. Bovendien zorgt u er voor dat belangrijke punten worden besproken. En dat jullie kunnen toewerken naar een oplossing.
• Geef blijk van oprechte aandacht voor uw werknemer.
• Laat vooral de werknemer praten.
• Oordeel niet.
• Wees open en eerlijk tegen elkaar. Om elkaar te begrijpen moeten beide kanten van het verhaal gehoord worden.
• Stel vragen, vraag door en geef tussendoor samenvattingen zodat u steeds goed begrijpt wat de ander bedoelt.
• Blijf niet hangen in het verleden en alles wat er niet goed is gegaan. Spreek wensen en verwachtingen uit naar elkaar.
• Geef emotie de ruimte maar laat het niet de overhand krijgen. Kijk samen naar de feiten en de mogelijke oplossingen. Maak afspraken met elkaar waar jullie aan gaan werken. Benoem wie wanneer welke actie onderneemt.

Wat kunt u verwachten na het eerste gesprek?

Het conflict hoeft niet in één gesprek opgelost te zijn. Het herstellen van de relatie en het vertrouwen heeft immers tijd nodig. Wij raden u aan om een vervolgafspraak in te plannen als dat nodig is. Maak duidelijke afspraken voor het volgende gesprek om te werken naar een oplossing. Maak een gespreksverslag welke jullie beiden akkoord mee gaan. 

Mogelijke uitkomsten van het gesprek

In veel gevallen is het conflict – na een goed gesprek – opgelost.

Afhankelijk van de uitkomst van jullie gesprek(ken) kunnen jullie:

• Verder gaan in de vertrouwde situatie;
• Afspraken maken over bepaalde aanpassingen;
• Besluiten dat jullie niet met elkaar verder willen.

Vindt één van de partijen dit gesprek lastig of spannend? Stel dan voor om iemand mee te nemen, zoals een familielid of vriend. Ook is er de mogelijkheid om een onafhankelijke 3^e in te schakelen of om een mediation traject op te starten. 

Het gesprek heeft niet geleid tot een oplossing

Hebben jullie al een gesprek gehad maar lukt het voor jullie niet om tot een oplossing te komen? Of geeft de werknemer aan medische klachten te ervaren? Neem dan direct contact op met uw arbodienst en leg de situatie uit. 

Schakel hulp van Be Suitable in

Wilt u advies over een specifieke situatie? Of meer informatie over een mediator of een onafhankelijke derde? Neem dan contact op met ons via mail@besuitable.nl of 033 330 2693.